Samen naar een socialer Diak? - Een onderzoek naar de kansen en risico's voor het Diakonessenhuis bij de implementatie van een besloten online sociaal netwerk voor kennisdeling

Abstract

In dit onderzoeksrapport wordt een antwoord gegeven op de vraag welke kansen en risico's er voor het Diakonessenhuis bestaan wanneer zij een online sociaal netwerk binnen de organisatie wil inzetten om het delen van kennis tussen medewerkers te faciliteren. Om dat te onderzoeken, werd de huidige en gewenste mate van kennisdeling van medewerkers met collega's in kaart gebracht en werd bekeken in welke mate het Diakonessenhuis momenteel voldoet aan enkele sociale en organisatorische voorwaarden voor kennisdeling uit de literatuur. Op die manier kon worden bekeken of er op het gebied van kennisdeling verandering nodig is binnen de organisatie, of de visie van de organisatie en haar medewerkers overeenkomen en welke mogelijke (sociale en organisatorische) verklaringen er zijn voor eventuele verschillen. Daarnaast werd aandacht besteed aan het technologieperspectief van kennismanagement om te voorspellen of de aangedragen optimaliseringsstrategie, de inzet van een besloten online sociaal netwerk, een kans van slagen heeft binnen de organisatie. Er werd daarom bekeken of medewerkers de intentie hebben om een besloten online sociaal netwerk te gebruiken door enkele technologische functionaliteiten van een online sociaal netwerk uit te lichten. Ter aanvulling werd gestart met een testnetwerk binnen het Diakonessenhuis om ook het daadwerkelijk gebruik van medewerkers te meten en zodoende gerichtere aanbevelingen te kunnen doen. De belangrijkste conclusie is dat in het Diakonessenhuis onder de medewerkers momenteel geen kennisdeelcultuur aanwezig is. Medewerkers delen wel hun kennis met collega’s, maar niet in zeer sterke mate. Ook de wens om meer kennis te delen met collega’s is niet sterk aanwezig. Datzelfde geldt voor de intentie om gebruik te maken van een besloten online sociaal netwerk. Er is daarmee een kloof tussen de visie van de organisatie en de visie van de medewerkers. Om die kloof te verkleinen, moet de organisatie op de eerste plaats de sociale en organisatorische voorwaarden voor kennisdeling voor medewerkers zo optimaal mogelijk zien te krijgen: medewerkers moeten zich verantwoordelijk voelen om hun kennis te delen, de werkdruk mag niet te hoog zijn en de medewerkers moeten leergierig zijn. Op de tweede plaats zal de organisatie de technologische faciliteiten moeten bieden, hoewel dat geen garantie biedt voor meer kennisdeling. Naar verwachting zullen namelijk niet alle medewerkers binnen de organisatie gebruik maken van een besloten online sociaal netwerk als de organisatie zo’n netwerk zou implementeren. Daarom worden de volgende aanbevelingen gedaan aan het Diakonessenhuis wanneer zij een besloten online sociaal netwerk wil inzetten om kennisdeling tussen medewerkers te faciliteren: - Zorg voor een enthousiaste ‘knowledge crew’: zet enthousiaste medewerkers in de voorhoede. - Maak het besloten online sociaal netwerk onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. - Laat het netwerk het huidige intranet vervangen, zodat het netwerk niet iets “extra’s” wordt, maar het enige middel is voor interactie, informatievoorziening en kennisdeling binnen de organisatie. - Zorg voor functionaliteiten op het besloten online sociaal netwerk die het mogelijk maken om besloten groepen op te richten, zodat de interne kennisdeling (kennisdeling tussen directe collega’s) kan worden geoptimaliseerd. - Geef extra aandacht en sturing aan medewerkers op zorgafdelingen. - Bied ruimte voor “nice-to-knows”, sociale content en zorg voor functionaliteiten voor identiteitsmanagement. - Bereid de communicatieafdeling voor op een veranderende rol waarbij de regie op ziekenhuis gerelateerd nieuws minder in handen is van de afdeling.