Regie en samenwerking. Een onderzoek naar de samenwerking binnen de Vreemdelingenketen op het gebied van Asiel.

Abstract

Dit onderzoek was gericht op het verkrijgen van inzicht in de ervaringen van partners in de Vreemdelingenketen met betrekking tot samenwerking rondom het deelproces Asiel. De nadruk lag hierbij op houding en gedrag, maar ook op de manier waarop de specifieke invulling van de ketensturing een bijdrage levert aan de samenwerking tussen de ketenpartners. Door middel van literatuurstudie en interviews is onderzocht welke knelpunten in de samenwerking de ketenpartners ervaren. Op basis hiervan zijn aanbevelingen geformuleerd teneinde de samenwerking tussen ketenpartners op het gebied van Asiel verder teverbeteren.

Uit de bevindingen blijkt dat de geïnterviewden over het algemeen positief zijn over de samenwerking tussen de ketenpartners op het gebied van asiel en de wisselwerking tussen de desbetreffende organisaties en het Directoraat-Generaal Vreemdelingenzaken (DGVz). Daarnaast ervaren in vergelijking met voorgaande jaren verbeteringen met betrekking tot de vier dimensies van Crijns et al. (2013).

Bij de relationele dimensie speelt het opbouwen van vertrouwen een belangrijk rol. De geïnterviewden zijn over het algemeen positief over het vertrouwen tussen de ketenpartners. Verbeterpunten zijn: meer openheid met betrekking tot ontwikkelingen binnen de keten en meer uitleg over de gemaakte keuzes. Dat zou het draagvlak voor de besluitvorming binnen de keten ten goede komen. In overeenstemming met de literatuur stellen respondenten de menselijke factor zeer belangrijk te vinden voor het opbouwen van vertrouwen. Dat wil zeggen dat de vaardigheden en kwaliteiten (‘soft skills’) van de ketenspelers doorslaggevend zijn voor het ontstaan van succesvolle ketensamenwerking.

De culturele dimensie draait om het kweken van een mindset gericht op samenwerking en de doelgebonden speelruimte. Binnen de Vreemdelingenketen wordt het begrip ketenbewustzijn gehanteerd, oftewel een manier van denken en handelen waarbij je je bewust bent van het feit dat je onderdeel uitmaakt van een keten met een gezamenlijke doelstelling. Uit de bevindingen blijkt dat alle respondenten het belang van ketenbewustzijn onderschrijven. De bevordering hiervan vindt voornamelijk plaats door het dagelijkse werkproces, maar ook in diverse initiatieven, activiteiten en voorzieningen. Daarnaast erkennen de respondenten vrijwel unaniem dat er bij de ketensamenwerking sprake is van een zekere spanning tussen de aansturing vanuit de (verticale) eigen lijn van de organisatie en de eisen vanuit het (horizontale) ketenproces. Deze spanning kan leiden tot complexiteit en productiedruk. Wel stelt de intensievere samenwerking, waarbij steeds meer rekening wordt gehouden met elkaars belangen en doelstellingen, de medewerkers binnen de Vreemdelingenketen goed in staat om te gaan met deze spanning.

Voor de procedurele dimensie is in dit onderzoek vooral aandacht besteed aan het principe van horizontale sturing, dat sinds kort is geïntroduceerd en als organisatieoverstijgende ketenstructuur moet dienen. Daarnaast is ook ingegaan op enerzijds de wisselwerking tussen de verschillende lagen binnen deze structuur en anderzijds de wisselwerking tussen de uitvoerende organisaties en het departement DGVz. De geïnterviewden ervaren geen grote verschillen in ketenstructuur, aangezien voor de introductie van de nieuwe structuur een vergelijkbare structuur aanwezig was bij het deelproces Asiel. De wisselwerking tussen de verschillende lagen wordt over het algemeen als positief ervaren. Verbeterpunten zijn de opdrachtverlening vanuit het Topberaad en de taakverdeling tussen het deelberaad en topberaad. Ook blijkt uit de interviews dat in sommige gevallen bepaalde ketenpartners te laat geconfronteerd worden met besluiten die buiten de horizontale structuur (top- en deelberaad) zijn genomen.

Inhoudelijke dimensie draait om eensgezindheid en kennisdeling, waarmee een gezamenlijk referentiekader tot stand kan komen. De kennis wordt binnen de VK vooral via overleggen en individuele contacten gedeeld. Een verbeterpunt is de kennis van de medewerkers op operationeel niveau over processen en organisaties binnen de keten. Wat betreft de informatievoorziening, is aangegeven dat het aanstellen van aanspreekpunten het zeer gemakkelijk maakt om informatie bij elkaar op te vragen. Problemen in de informatievoorziening worden door de respondenten toegeschreven aan de informatiesystemen en aan hoe men met de beschikbare informatie omgaat (menselijke factor). In dit onderzoek is verder niet uitgebreid stilgestaan bij de informatiesystemen, in het licht van de recent ingestelde informatiseringsprojecten ter verbetering van de kwaliteit van de informatievoorziening.

Tot slot is stilgestaan bij de aandacht voor het Vreemdelingenbeleid. In politiek, media en maatschappelijke organisaties krijgt het veel aandacht, vaak naar aanleiding van incidenten binnen de vreemdelingenketen. Vrijwel alle geïnterviewden zijn zich bewust van het (politiek) gevoelige karakter van hun werk en stellen dat de aandacht voor het Vreemdelingenbeleid inherent is aan het werken binnen de VK. Wel pleit de helft van de geïnterviewden voor een actiever mediabeleid, om zo meer draagvlak in de samenleving te creëren voor het Vreemdelingenbeleid.